Helsingborg skapade digital mötesplats för volontärer och hjälpbehövande under coronapandemin

I Helsingborgs stad hanteras alla volontärer på kommungemensam nivå. Oberoende av vilken verksamhet det berör så såg staden ett behov av att förändra sättet man rekryterar och förmedlar volontärer på. Samhället förändras och få har möjlighet att engagera sig kontinuerligt och under en längre tid. Det behövs nya lösningar och arbetssätt för de som engagerar sig frivilligt.

Helsingborgs stad hade redan upphandlat en lösning och börjat ett kontrollerat införande när coronapandemin kom. Då valde de ansvariga att införa lösningen snabbast möjligt för att kunna göra det lätt för kommuninvånare att få hjälp med enklare sysslor av en volontär under karantäntiden. Man ville också attrahera en ny grupp av frivilliga som skulle kunna hjälpa till på sina egna villkor.

Nyckelroller och organisation

Verksamhet

Samordning av volontärer sker på kommunövergripande nivå i Helsingborg via ett volontärcenter. Volontärcentret ansvarade för införande av det digitala stödet, samt ansvarar för den fortlöpande förvaltningen av tjänsten.

Berörda roller

Politiker – Beslut från högsta politiska nivå i Helsingborgs stad, samt från berörda politiker i grannkommunerna i det kommunövergripande samarbetet.

Upphandling – Utvecklingschefen inom socialtjänsten ansvarade för upphandlingen med stöd av stadens upphandlingsenhet.

Införande – Volontärsamordnare ansvarade för införandet tillsammans med   leverantör.

Förvaltning – Förvaltning och kontinuerlig uppföljning, samt utvecklingsarbete görs av volontärsamordnare.

Marknadsföring – Stadens kommunikationsavdelning har ansvarat för marknadsföring av tjänsten.

Övriga aktörer

Leverantören av det digitala stödet har varit nära involverad i arbetet och givit kommunen stöd i utformningen av lösningen.

Forum/grupperingar

Helsingborg stad har tillsammans med sina tio grannkommuner ett samarbete kallat Familjen Helsingborg. Deras styrelse, som består av kommunstyrelseordföranden och oppositionsråd, har fattat beslut om att finansiera ett utvecklingsprojekt med en projektledare för samtliga elva kommuner. Projektledaren ska under ett års tid arbeta med införandet av lösningen.

I dagsläget är det endast Helsingborgs stad som anslutit sig till den digitala lösningen, vilket innebär att uppdraget för projektledaren till stor del handlar om att återföra lärdomar från Helsingborg till övriga kommuner. 

Styrgrupp för projektet är Familjen Helsingborgs socialchefsnätverk.

Mer om Familjen Helsingborg (öppnas i ny flik)

Nyttoeffekter

För individ

• Den enskilda individen kan snabbt och lätt få hjälp med enklare sysslor under karantäntiden av en volontär.
• Individen behöver inte exponera sig för smitta genom att till exempel behöva gå ut och handla själv.
• Den psykiska påfrestningen av att sitta i karantän kan minska genom att individen vet att hjälp finns att få.
• Individen kan få hjälp med tjänster för att öka sin livskvalitet.
• Det digitala stödet gör det enklare att anmäla sig som volontär.

För medarbetare

• Betydligt mindre administration för att matcha volontärer och hjälpbehövande.
• Betydligt mindre administration för att registrera volontärer.
• Mer tid till kontakter med volontärer och behövande.

För verksamhet

• Tidsvinst för volontärsamordnare i form av minskad administration.
• Det går snabbt att få en överblick över vilka behov som finns och var de finns.

För samhället

• Minskad smittspridning i samhället.
• Det blir fler volontärer när det är enkelt att anmäla sig, vilket bidrar till att bättre tillvarata resurser från civilsamhället.
• Ökad livskvalitet för Helsingborgs invånare.

Lösning och förutsättningar

Förutsättningar

För administratörer i kommun: PC med internetuppkoppling.

För invånare: Smartphone, Android eller Iphone.

Lösning

Leverantör: Nyby.

För administratörer: Tillgång till molnlösning för att skapa grupper och följa upp användandet, samt övrig administration av lösningen.

För invånare: Appen Nyby som är gratis.

Lösningen innehåller en plattform som möjliggör direktkontakt mellan de som har behov och de som vill och kan hjälpa till.

Processbeskrivning

Identifiera

I Helsingborgs stad finns det en kommunövergripande volontärsamordning där privatpersoner som vill vara volontärer samordnas. Där finns även ett samarbete med ideella organisationer och föreningar som har egna volontärer. Arbetet med volontärer har varit traditionellt med regelbundna uppdrag och det finns en process för att godkänna volontärer.

Helsingborg stad har geografiskt spridda kommuninvånare, dels i stadskärnan och dels utanför staden i mer lantlig miljö. Det är också många andra aspekter att ta med i matchningen av volontärer och hjälpsökande som gör det till ett administrativt utmanande uppdrag. Det ställer också krav på volontärer när det gäller uppdrag och kontinuitet i åtagandet.

Kommunen undersökte därför vilka möjligheter som finns för att förenkla verksamheten.
Helsingborg ville:

• Förenkla för invånare att be om hjälp.
• Skapa ett volontärssystem som bygger på att volontärerna hjälper till när de har möjlighet.
• Skapa en direktkontakt mellan behövande och volontär.

Ett införande av stödet var planerat med start i maj 2020. När Covid‑19 pandemin bröt ut blev behovet av en välfungerande volontärsamordning mer akut. Ett politiskt beslut togs att komma igång så fort som möjligt.

Undersöka

När Helsingborg undersökte befintliga lösningar för det aktuella behovet, så kunde endast en leverantör erbjuda en lösning.

Utgångspunkten var att starta med privatpersoner som anmäler sig som volontärer och som inte tillhör någon hjälporganisation. Lösningen blev en digital mötesplats i form av en app, där invånare kan söka hjälp och volontärer kan bistå med hjälp på sina villkor. Kommunens ansvar är enbart att tillhandahålla mötesplatsen. Alla överenskommelser mellan volontärer och hjälpsökande sker på eget ansvar.

Testa

Då ett snabbt införande av stödet prioriterades föregicks inte införandet av en testperiod.

Införa

Stödet är indelat i fyra olika grupper utifrån geografiskt perspektiv, centrala, norra, södra och östra Helsingborg.

Användarna väljer själva vilken grupp eller vilka grupper man ansluter sig till.

Det finns två olika val att göra utifrån behov. Dessa är hjälp med att handla eller hjälp med olika ärenden.

I samband med lanseringen skickade kommunen ut ett pressmeddelande om stödet och det togs upp som en nyhet både av tidningar och TV lokalt. Olika sociala medier används för att sprida information. Stadens hemsida har uppdaterats med information om möjligheten att ansluta sig.

Ett informationsblad rörande Covid‑19 skickas ut till alla hushåll i kommunen och där finns information om appen

Stadens kommunikationsavdelning har varit och är ansvarig för all marknadsföring.

Volontärcentret är placerat intill kommunens kontaktcenter. Kommuncentret har därmed på ett enkelt sätt blivit involverad i appens användning.

Kontaktcentret kan både tipsa invånare om appen samt lägga in ärenden själva.

Förvaltning och utveckling

Efter knappt två veckor i drift hade 900 användare laddat ner appen och registrerat sig i en eller flera grupper. Det var då fler volontärer än hjälpsökande. Vanliga hjälpbehov är handling, att gå ut med hund och biblioteksärenden.

Volontäransvarig följer kontinuerligt upp vad som händer med användandet:

• Hur många som anmält sig.
• Vilka behov som finns.
• Att appen används för sitt ändamål.

I det fortsatta arbetet planeras för nya strukturer med till exempel certifierade organisationer, av kommunen godkända volontärer samt andra typer av grupperingar såsom byalag och föreningar.

På sikt är tanken att stadens medarbetare ska fungera som marknadsförare gentemot invånarna. Exempelvis ska medarbetare inom äldreomsorgen som identifierar behov hos sina brukare kunna hjälpa dem att efterfråga hjälp via appen.

Lärdomar och tips

• Gör medarbetarna inom alla verksamheter till ambassadörer.
• Lägg tid på att få med personalen närmast brukarna så att de kan hjälpa till och stötta brukarna med att lägga upp enkla ärenden i appen.
• Samarbeta med kommunens kontaktcenter då många förfrågningar om hjälp kommer in via dem direkt och ofta via telefon.
• Gör uppföljningar kontinuerligt, viktigt att det finns en balans mellan hjälpbehov och hjälpande. Finns det övervikt åt något håll faller tilliten till lösningen.

Gör en egen juridisk bedömning innan du använder en lösning i din kommun

Innehållet i berättelserna är skrivet och modererat av E-hälsomyndigheten och den slutliga berättelsen har godkänts av respektive kommun. E-hälsomyndigheten har inte gjort en juridisk bedömning av de enskilda kommunberättelserna utan förmedlar endast kommunernas erfarenheter. Kommunerna är själva ansvariga för de juridiska överväganden beträffande de lösningar som beskrivs i berättelserna och att genomförandet har skett utifrån tillämplig lagstiftning. E-hälsomyndigheten lämnar således inga garantier för att beskrivna lösningar är juridiskt korrekta. Varje kommun som vill använda en liknande lösning måste göra en bedömning av de juridiska förutsättningarna utifrån sin verksamhet.