Digital lösning förenklade hjälpen till Tomelillabor i karantän

När corona-pandemin slog till i mitten av mars hade Tomelilla kommun hunnit en bra bit in i implementeringen av en digital lösning som skulle hjälpa kommunens invånare. De skulle kunna be om allt från promenadsällskap till hjälp i kontakten med myndigheter men företag skulle också kunna knytas ihop med arbetssökande som finns i åtgärder inom kommunen.

Allt fokus lades nu i stället på att använda lösningen för att hitta volontärer som kunde hjälpa personer som sitter i karantän med att handla mat och hämta ut mediciner.

Omställningen gjordes rekordsnabbt och på en vecka var den nya lösningen i gång.

Kommunen har valt att införa den nya lösningen stegvis för att säkra upp att det finns volontärer för de olika behov som finns. Nästa steg blir att marknadsföra lösningen till kommunens invånare och successivt fortsätta att bygga ut den.

Nyckelroller och organisation

Verksamhet

Tomelilla kommuns nya kontaktcenter, Tomelilla direkt, är navet för arbetet med att matcha hjälpsökande med volontärer.

Införande och förvaltning står kvalitetsutvecklare inom enheten för stöd och omsorg för, tillsammans med kommunens digitaliseringsstrateg och kommunikationsenheten.

Berörda roller

Införandeansvariga –  Kvalitetsutvecklaren inom stöd och omsorgsförvaltningen tillsammans med kommunens digitaliseringsstrateg.

Marknadsföring – En kommunikatör från kommunens kommunikationsavdelning har hela tiden varit engagerad i införandet och den externa marknadsföringen av den nya lösningen.

Säkerhet – It-avdelningen har bidragit med att kontrollera säkerheten i lösningen och har också varit med och kontrollerat avtalen.

Förvaltning av lösningen –  Delas mellan kvalitetsutvecklaren inom vård och omsorg, kommunens digitaliseringsstrateg och kommunikationsenhet. Administrationen av volontärer och grupperingar ansvarar kontaktcentrat för.

Övriga aktörer

Frivilligorganisationer –  Samarbete sker med Röda Korset utifrån de volontärer som de har knutna till sig. Röda Korset har en egen grupp som de administrerar. Svenska kyrkan är just nu med via Tomelilla kommuns volontärskanal. De kommer få en egen grupp att administrera där de kan koppla på sina egna volontärer.

Leverantören har initialt varit mycket involverad och gett stöd i utformningen av lösningen.

Forum/grupperingar

Projektgrupp för införande – Införandet har drivits av tre personer, kvalitetsutvecklaren inom vård och omsorg, kommunens digitaliseringsstrateg och en kommunikatör från kommunens kommunikationsenhet.

Verksamhetsledningen Tomelilla kommun – Beställare av lösningen och rapportering sker kontinuerligt hit från projektgruppen.

Nämnder – Berörda nämnder får kontinuerliga rapporter om införandet och utfall.

Förvaltning – Förvaltningsansvaret kommer att ligga på samma personer och enheter som varit involverade i införandet.

Nyttoeffekter

För individ

• Den enskilda individen känner sig mindre isolerad när de snabbt och lätt kan få hjälp med diverse ärenden och sysslor.
• Nöjdare invånare när det blir enklare att engagera sig som volontär.
• Nöjdare volontärer som får möjlighet att hjälpa till på sina egna villkor.
• Skapar möjlighet för nya kontakter mellan människor.
• Individen behöver inte exponera sig för smitta.
• En möjlighet till att få hjälp av någon annan när anhöriga inte räcker till.

För personal

• En stor tidsbesparing för att knyta ihop människor. Många telefonsamtal kan undvikas när personerna själva kan kommunicera med varandra och matcha specifika behov med passande hjälp.
• Matcha resurser och behov på ett specifikt sätt.
• Bättre arbetsmiljö när volontärer kan engageras för uppdrag som inte ryms inom kommunens ram.

För verksamhet

• Tidsbesparing när volontärer och hjälpbehövande kopplar samman sig på egen hand.
• Möjlighet att kunna stödja medborgare med hjälp för behov som inte omfattas av biståndsbedömning.

För samhället

• Minskad smittspridning.
• Fler kommuninvånare knyts ihop med varandra vilket kan leda till minskad ensamhet.
• En digital väg att säkert och enkelt möta utbud och efterfrågan.

Lösning och förutsättningar

Förutsättningar

För administratörer i kommun: PC med internetuppkoppling.

För invånare: Smartphone, Android eller Iphone.

Lösning

Leverantör: Nyby

För invånare: Appen Nyby som är gratis.

För administratörer: Tillgång till molnlösning för att skapa grupper och följa upp användandet, samt övrig administration av lösningen.

Lösningen innehåller en plattform som möjliggör direktkontakt mellan de som har behov och de som vill och kan hjälpa till. Kommunen lägger upp grupper med volontärer som är godkända antingen av kommun eller frivilligorganisation. Frivilligorganisationer administrerar sina egna grupper och volontärer.

Processbeskrivning

Identifiera

Tomelilla kommun har haft ett behov av att koppla samman frivilliga med invånare som behöver hjälp. Därför började man införa en digital lösning där invånarna skulle kunna be om allt från promenadsällskap till hjälp i kontakten med myndigheter men företag skulle också kunna knytas ihop med arbetssökande som finns i åtgärder inom kommunen.

I samband med pandemiutbrottet såg man att många ville hjälpa till på något sätt i samhället men att de flesta hade problem att binda upp sig för kontinuerliga och återkommande insatser. Det fanns behov av en matchning där de som ville hjälpa till fick svara ja när de kunde och inte behövde säga nej ibland som i det traditionella volontärsarbetet.  

Undersöka

Tomelilla undersökte vilka möjliga digitala tjänster som finns på marknaden. En direktupphandling genomfördes och i början av februari 2020 startade planeringen för ett införande.

En implementeringsplan upprättades och införande skulle genomföras på hundra dagar. Allt gick enligt plan och lösningen var klar för driftsättning när corona-pandemin kom.

I samband med pandemiutbrottet och påföljande restriktioner reviderade Tomelilla kommun sin plan och fokuserade på att använda tjänsten för att matcha volontärer med personer i karantän med behov hjälp av olika slag. Omställningen kunde genomföras på mindre än en vecka.

Testa och införa

Tillsammans med leverantören gjordes en kravbild utifrån hur volontärverksamheten var organiserad i kommunen. På så sätt fick man hjälp med grundkonfigurationen av lösningen.

Som ett första steg valde man att behålla kontaktcentrat som mottagare av hjälpbehov via telefon. Däremot fick volontärer tillgång till appen och kunde börja acceptera förfrågningar om hjälp. Röda korset fick också börja administrera sina egna volontärer via lösningen.

Kommunikationsavdelningen ansvarade för beskrivningar av lösningen både internt och externt till invånare.

Den digitala tjänsten bygger på behovsgrupper och resursgrupper, man har nu satt upp olika grupper i verktyget som kan interagera med varandra. Exempel på resursgrupper är i dag de volontärer som finns inom Tomelilla kommun, kommunens servicelag och Röda korsets volontärgrupp på 20 personer. Exempel på behovsgrupper är hjälp med att handla, hjälp med trädgårdsarbete, prata en stund eller gå ut med hunden.

Förvalta och utveckla

Tomelilla har valt att att låta samma roller som drev införandeprojektet också förvalta lösningen.

Kontaktcentret ansvarar för all administration just nu utom när det gäller Röda korset som tar hand om sin egen administration.

Redan nu ser man flera utvecklingsmöjligheter och behov och det planeras för stegvis utökning. Innan lösningen marknadsförs brett vill man säkra att det finns tillräckligt med volontärer för att matcha olika behov. Första steget blir att involvera hemtjänstpersonalen för att de på frivillig basis ska kunna hjälpa brukare att få andra behov än de insatsbedömda tillgodosedda.

Det behövs fler yngre personer i resursgruppen eftersom många av volontärerna är över 70 år. Tomelilla kommer därför att försöka värva kommunens anställda som volontärer. Denna grupp inger förtroende eftersom de representerar kommunen.

Efter detta kan appen marknadsföras till invånarna i kommunen så att de kan be om hjälp direkt via appen

Lösningen har också kunnat användas till ett helt annat behov som fanns på vård- och omsorgsboendena i kommunen. Där har man börjat använda lösningen som en informationskanal ut till anhöriga. Lösningen är säker och det har bildats en grupp per boende där generell information till anhöriga kan lämnas ut.

Kommunfullmäktige har också beslutat att de som har insatsen lunch kan bjuda in en annan person som lunchsällskap. Tomelilla kommun står då för kostnaden för den inbjudnes portion. Denna insats har fått stå tillbaka just nu men när det återigen går att träffas inomhus för äldre personer ska det skapas en resursgrupp för de som kan ställa upp som lunchsällskap.

Givetvis kommer också den ursprungliga planen att matcha arbetssökande och arbetskraftsbehov från det lokala näringslivet att genomföras.

Lärdomar och tips

• Lägg tid på och gör en ordentlig kartläggning på hur ni vill använda appen. Ta reda på vad det är ni gör i dag som någon annan kan göra.
• Som ansvarig för en specifik grupp ska man lägga upp grunden för gruppen så att den kan användas direkt av övriga medarbetare.
• Lyssna på de behov som finns hos de ni vill samarbeta med och lägg upp strukturen så. Exempelvis ville Röda Korset endast ha hjälp med att matcha och kommunicera.
• Lyssna på hur de medarbetare som ska använda appen jobbar/vill jobba.
• Det är viktigt att ha med kommunikationskompetens från början och delaktiga i hela processen. Både vad gäller hur man ska kommunicera i appen och hur man kommunicerar utåt.
• Dra nytta av leverantörens kunskap om hur verksamheten kan konfigureras i lösningen.

Gör en egen juridisk bedömning innan du använder en lösning i din kommun

Innehållet i berättelserna är skrivet och modererat av E-hälsomyndigheten och den slutliga berättelsen har godkänts av respektive kommun. E-hälsomyndigheten har inte gjort en juridisk bedömning av de enskilda kommunberättelserna utan förmedlar endast kommunernas erfarenheter. Kommunerna är själva ansvariga för de juridiska överväganden beträffande de lösningar som beskrivs i berättelserna och att genomförandet har skett utifrån tillämplig lagstiftning. E-hälsomyndigheten lämnar således inga garantier för att beskrivna lösningar är juridiskt korrekta. Varje kommun som vill använda en liknande lösning måste göra en bedömning av de juridiska förutsättningarna utifrån sin verksamhet.